Brennpunkt Kassenrichtlinie 2012

News vom 9.7.2014

Achtung Finanzpolizeit: Durch vermehrte Prüfungen der Ordnungsmäßigkeit durch die Finanzpolizei, gewinnen die ordnungsgemäße Einhaltung der Bareinnahmen und deren Aufzeichnung immer mehr an Bedeutung.

In der Kassenrichtlinie werden neben den rechtlichen Rahmenbedingungen, die verschiedenen Arten von Registrierkassen und Kassensystemen typisiert und näher beschrieben, welche Grundaufzeichnungen zu führen sind und welche Daten in welcher Form erfasst, aufgezeichnet und aufbewahrt werden sollen. Weiters wird dargestellt, welche sonstigen Kriterien bei der Nutzung von Registrierkassen und Kassensysteme zu beachten sind.

Es sind daher folgende Grundsätze zu beachten:

1. Unterlagen, die für die Abgabenerhebung von Bedeutung sind, sind aufzubewahren und in entsprechender Form vorzulegen.

2. Bücher und Aufzeichnungen müssen einen sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle vermitteln können.

3. Eintragungen müssen der Zeitfolge nach geordnet, vollständig, richtig und zeitgerecht vorgenommen werden.

4. Alle Bareingänge und Barausgänge in den Büchern müssen täglich einzeln festgehalten werden.

5. Werden Datenträger verwendet, dürfen Eintragungen oder Aufzeichnungen nicht in einer Weise verändert werden können, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr ersichtlich ist (= elektronisches Radierverbot).

6. Geschäftsvorfälle müssen vollständig, richtig und lückenlos erfasst werden.

7. Die Summenbildung muss nachvollziehbar sein.

8. Werden Eintragungen elektronisch vorgenommen, muss der Abgabenpflichtige Hilfsmittel zur Lesbarkeit der Unterlagen zur Verfügung stellen.

Nicht ordnungsgemäß geführte Aufzeichnungen berechtigen, wenn die sachliche Richtigkeit wegen des formellen Mangels in Zweifel gezogen wird, die Behörde zur Schätzung der Grundlage für die Abgabenerhebung.

Es werden im Sinne der Richtlinie insgesamt drei zulässige Kassentypen unterschieden:

1. Kassa Typ 1: Diese ist eine mechanische Registrierkasse, welche laufend einen Journalstreifen anfertigt.

2. Kassa Typ 2: Dabei handelt es sich um eine einfache, elektronische Registrierkasse, welche ein elektronisches Journal erstellt.

3. Kassa Typ 3: Dies sind Kassensysteme bzw PC-Kassen, welche meist über ein eigenes Betriebssystem verfügen und somit Datenerfassungsprotokolle erstellen.

Beim Kauf einer Kasse wird empfohlen, sich folgende Punkte vom Kassenhersteller oder –programmierer schriftlich vorlegen zu lassen:

Wie kann der Nachweis der vollständigen und richtigen Erfassung aller Geschäftsvorfälle geführt werden? (zB Journalstreifen)

Zu welchem Kassentyp gehört die Kasse? (Typ 1,2 oder 3)

Durch welche technischen und logischen Gegebenheiten wird die vollständige und richtige Erfassung und Wiedergabe sichergestellt (= elektronisches Radierverbot)?

Welche zusätzlichen technischen Sicherheitsmaßnahmen gibt es? (zB Signatur)

Darüber hinaus besteht die Möglichkeit die „E131 Beschreibung“ dem Finanzamt zur Überprüfung auf Ordnungsmäßigkeit vorzulegen. Die Bejahung der Ordnungsmäßigkeit stellt aber keine Zertifizierung der Kasse dar, sondern ist nur eine Auskunft.

Bei Fragen zur Kassenrichtlinie 2012 stehen wir Ihnen gerne telefonisch unter 0316 386001 0 oder per Mail unter graz@hoferleitinger.at zur Verfügung.