Pendlerrechner & -ausdrucke: Eine "Bedienungsanleitung" für Arbeitgeber

News vom 11.3.2014

Welche Daten sind im Pendlerrechner einzugeben?

Eingabefeld: Adresse der Wohnung

Als Adresse ist im Pendlerrechner jene einzugeben, von der aus die Arbeitsstätte aufgesucht wird. Das kann entweder der nächstgelegene Wohnsitz oder der Familienwohnsitz sein. Bei der Adresseingabe ist zu beachten, dass anstatt des (Wohn-)Ortes die Gemeinde (für Wien der Bezirk) angezeigt wird. Die Eindeutigkeit der Adresse ist jedoch durch die Postleitzahl (PLZ) gewährleistet.

Eingabefeld: Adresse der Arbeitsstätte

Liegen mehrere Arbeitsstätten vor, ist die Hauptarbeitsstätte maßgeblich.
Analog zur Eingabe "Adresse der Wohnung" wird auch bei Eingabe der Adresse der Arbeitsstätte anstatt des Ortes die jeweilige Gemeinde (für Wien der Bezirk) angezeigt. Auch hier ist die Eindeutigkeit der Adresse durch die Postleitzahl (PLZ) gewährleistet.
Falls die Arbeitsstätte keine Adresse aufweist (zB wenn es sich um eine Baustelle oder ein Kraftwerk handelt), besteht die Möglichkeit, den Arbeitsort mittels "Auswahl aus Karte" festzulegen.

In der Karte kann durch einen Linksklick der gewünschte exakte Ort für die Wohnadresse oder die Arbeitsstättenadresse bestimmt werden. Das sollte in einer hohen Zoomstufe erfolgen, um genau den gewünschten Ort zu treffen.

Wird ein Ort in der Karte derart markiert, muss im Textfeld eine Begründung angegeben werden, warum die Auswahl über die Karte und nicht über die Angabe einer Adresse erfolgte (zB "Arbeitsstättenadresse nicht vorhanden, da Baustelle").

Eingabefeld: Datum für Berechnung

Als Datum muss ein Tag eingegeben werden, an dem typischerweise gearbeitet wird. Arbeitet der Arbeitnehmer bspw von Montag bis Freitag, hat die Pendlerrechnerabfrage entweder für einen Montag, Dienstag, Mittwoch, Donnerstag oder Freitag zu erfolgen.
Es kann stets nur ein aktuelles Datum oder ein Datum, das 14 Tage in der Zukunft liegt, abgefragt werden kann.
Bei gleichbleibenden Verhältnissen (hinsichtlich Wohnort, Arbeitsort und Arbeitszeiten) kann angenommen werden, dass die Verhältnisse des abgefragten Tages für den gesamten Kalendermonat (und darüber hinaus) Gültigkeit haben.

Beispiel

Am 15. 3. 2014 (Samstag) wird eine repräsentative Abfrage im Pendlerrechner für den 20. 3. 2014 (Donnerstag) getätigt. Der abgefragte Tag ist somit der 20. 3. 2014. Dieses Ergebnis besitzt Gültigkeit für den ganzen Februar bzw für das ganze Kalenderjahr, solange die Verhältnisse sich nicht ändern.

Eingabefelder: Arbeitsbeginn, Arbeitsende, Anzahl der Fahren

Die Zeiten sind dabei so auszuwählen, dass sie einen typischen Arbeitstag repräsentieren.
Weiters ist die voraussichtliche Anzahl der Fahrten Wohnung --> Arbeitsstätte pro Monat in der Onlinemaske auszuwählen ( 4-7; 8-10; mehr als 10 Fahrten).

Vorliegen von Unzumutbarkeit

Die Frage, ob eine Unzumutbarkeit der Benützung des öffentlichen Verkehrsmittels wegen Gehbehinderung (§ 29b StVO 1960 oder Feststellung durch das Bundessozialamt) vorliegt, ist dann mit "ja" zu bestätigen, wenn

ein Ausweis gemäß § 29b Straßenverkehrsordnung 1960 vorliegt oder
die Unzumutbarkeit der Benützung öffentlicher Verkehrsmittel wegen dauernder Gesundheitsschädigung oder der Blindheit im Behindertenpass (§ 42 Abs 1 BBG) eingetragen ist oder
eine Befreiung von der Kfz-Steuer wegen Behinderung gegeben ist.

Im Ergebnis führt eine Bestätigung mit "ja" , dazu, dass jedenfalls eine Unzumutbarkeit der Benützung des öffentlichen Verkehrsmittels gegeben ist und damit ab einer Mindestentfernung Wohnung --> Arbeitsstätte von 2 km ein Anspruch auf das große Pendlerpauschale (und Pendlereuro) vorliegt.

Eingabefeld: Wird ein arbeitgebereigenes Kfz für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte zur Verfügung gestellt?

In der Onlinemaske ist diese Frage mit "ja" oder "nein" zu beantworten. Wird ein arbeitgebereigenes Kfz für Fahrten zwischen Wohnung --> Arbeitsstätte zur Verfügung gestellt, dann hat der Arbeitnehmer nach (unseres Erachtens rechtswidriger) Ansicht der Finanz keinen Anspruch auf ein Pendlerpauschale und keinen Anspruch auf den Pendlereuro.

Gleitende Arbeitszeit: Worauf ist zu achten?

Die Finanz fordert, dass bei gleitenden Arbeitszeiten jener Arbeitsbeginn oder jenes Arbeitsende in der Pendlerrechner-Onlinemaske einzugeben ist, die der Ankunfts- bzw Abfahrtszeit von öffentlichen Verkehrsmitteln am besten entspricht.

Das Ausmaß der regelmäßig vorliegenden Tagesarbeitszeit sowie eine gegebenenfalls bestehende Kernzeitregelung sind dabei zu berücksichtigen.

Beispiel

Ein Arbeitnehmer hat eine Gleitzeitvereinbarung abgeschlossen, muss allerdings in einer Kernzeit von 9:00 bis 14:00 Uhr in der Arbeitsstätte anwesend sein. Weiters leistet der Arbeitnehmer bei einer 40-Stunden-Woche ½ Überstunde pro Tag. Die Tagesarbeitszeit beträgt daher insgesamt 8,5 Stunden.

Nach Ansicht der Finanz muss der Arbeitnehmer bei der Pendlerrechnerabfrage den Arbeitsbeginn und das Arbeitsende so in der Erfassungsmaske eingeben, dass

die Tagesarbeitszeit von 8,5 Stunden abgedeckt ist und
auch die Kernzeit bei der Abfrage berücksichtigt wird.

Die konkrete Pendlerrechnerabfrage (Arbeitsbeginn, Arbeitsende) ist unter Berücksichtigung der genannten Parameter (Kernzeit, Tagesarbeitszeit) so zu wählen, dass sich als Ergebnis die optimale Verbindung (schnellstmögliche Verbindung) mit den öffentlichen Verkehrsmitteln (bzw mit Park & Ride) ergibt.

Praxistipps

Um ein allfälliges Lohnsteuernachzahlungsrisiko zu vermeiden, empfehlen wir, für Personen, mit denen Gleitzeit vereinbart wurde, nur Pendlerrechnerausdrucke mit Ansprüchen auf das kleine Pendlerpauschale zu akzeptieren.

Ausnahmen:

"reduzierter Mobilität" (Körpergebrechen), oder
wenn ohne jeden Zweifel erwiesen ist, dass auf mindestens der Hälfte der Strecke kein öffentliches Verkehrsmittel existiert, egal, um welche Uhrzeit der Arbeitnehmer zu arbeiten beginnt oder zu arbeiten aufhört, oder
die Wegstrecke von der der Arbeitsstätte nächstgelegenen Öffi-Ausstiegshaltestelle --> Arbeitsstätte mehr (besser: deutlich mehr) als 2 km beträgt.

Schichtarbeit: Worauf ist zu achten?

Liegt Schichtarbeit vor, ist grundsätzlich ebenso auf die überwiegenden Verhältnisse im Kalendermonat abzustellen --> idS hat der Arbeitnehmer eine repräsentative Abfrage vorzunehmen. Wird daher bspw im Kalendermonat überwiegend in der Nachtschicht gearbeitet (zB 22:00 bis 6:00 Uhr), sind diese Parameter in die Onlinemaske einzugeben.
Bei Wechselschicht ist jedoch nicht der einzelne Kalendermonat maßgebend, sondern der Zeitraum, für den der Wechselschichtdienst in einem bestimmten Rhythmus festgelegt ist (= Schichtturnus). Fallen in einen Kalendermonat 2 oder mehrere Wechselschicht-Teilzeiträume, ist für den Kalendermonat wiederum auf das Überwiegen abzustellen.

Praxistipps

Mögliche Vorgehensweisen:

1. Sie lassen Sie sich für die verschiedenen Dienstzeiten eines Monats jeweils entsprechende Pendlerrechnerausdrucke vorlegen.

Ist ein Überwiegen erkennbar (= mehr als die Hälfte der Arbeitstage in einem Monat), ist jenes Ergebnis maßgeblich, das dem Überwiegen entspricht.
Ist kein Überwiegen erkennbar, so ist für den Pendlerpauschaleanspruch jener Pendlerrechnerausdruck maßgeblich, der die längste Zeitdauer für die Strecke Wohnung --> Arbeitsstätte bzw Arbeitsstätte --> Wohnung aufweist.

Beachten Sie bitte, dass auch das große Pendlerpauschale nur dann möglich ist, wenn die Voraussetzungen dafür an mehr als der Hälfte der Arbeitstage eines Lohnzahlungszeitraumes vorliegen.

Bei einer Wechselschicht ist nicht unbedingt der Kalendermonat maßgeblich, sondern auch der Zeitraum des Schichtturnusses.

2. Anträge von derartigen Arbeitnehmern (= Arbeitnehmer, bei denen die Arbeitszeiten laufend wechseln, wie zB bei Wechselschichten) werden abgelehnt (= keine generelle Annahmeverweigerung für den gesamten Betrieb) und diese auf die Arbeitnehmerveranlagung verwiesen.

Wohnsitz im Ausland, Arbeitsstätte im Inland

Der Pendlerrechner berücksichtigt auch grenzüberschreitenden Verkehrsverbünde (wie zB Euregio). Pendelt daher jemand aus der Grenzregion und ist dem Pendlerrechner der Wohn- und Arbeitsort bekannt, so ist die Abgabe der L 34 EDV-Erklärung möglich.

Ist dies nicht der Fall, muss der Arbeitnehmer das Formular L 33 (www.bmf.gv.at unter "Formulare") ausfüllen und beim Arbeitgeber abgeben.