Wissenswertes zum Home-Office

News vom 22.10.2019

Homeoffice (auch bekannt unter Tele-Heimarbeit) hat sich als neue Erscheinungsform der Erbringung der Arbeitsleistung in Zeiten fortschreitender technologischer Entwicklung und betriebswirtschaftlicher Erfordernisse vor allem im Laufe der Zeit, insbesondere auch durch geänderte Arbeitsplatzausstattungen, in der Arbeitswelt etabliert. Homeoffice als Art der Arbeitsgestaltung geht dennoch mit einer Reihe von Problemstellungen einher, auf die im folgenden Beitrag näher eingegangen wird.

Allgemeines

Ganz allgemein wird unter Home Office (Telearbeit) die Erbringung von Arbeitsleistungen am Wohnort des Arbeitnehmers, in der Regel unter Verwendung moderner Technologien (wie zB Laptop, Tablet, Smartphone etc), verstanden. In der Regel verfügt der Arbeitnehmer dabei über einen Arbeitsplatz (auch) an einem Betriebsstandort des Arbeitgebers. Seine arbeitsvertragliche Verpflichtung erfüllt der Arbeitnehmer aber (teilweise) auch von zu Hause aus.

Ein entscheidendes Element der Telearbeitsvereinbarung ist die Festlegung der Wohnung des Arbeitnehmers als (weiterer) Arbeitsort. Auch der Kollektivvertrag kann zusätzliche Rahmenbedingungen bzw Eckpunkte für die Erbringung von Telearbeit enthalten. In der Regel wird durch diese Vereinbarung auch das Ausmaß, in dem Homeoffice geleistet wird, bzw die näheren Modalitäten dafür (zB Festlegung von Erreichbarkeitszeiten, Anwesenheit an der Dienststelle) festgelegt.

Praxistipp: Mit Arbeitnehmern, die über dem Kollektivvertrag entlohnt werden, kann auch eine Betriebsmittelbeistellungspflicht und/oder eine pauschale Kostentragung vereinbart werden.

Homeoffice und Arbeitszeit

Fest steht, dass bei einer Arbeitserbringung im Rahmen von Homeoffice eine Kontrolle durch den Arbeitgeber nicht im selben Ausmaß möglich ist wie bei Aufenthalt des Arbeitnehmers im Bürogebäude (vgl dazu auch zB Tätigkeit im Außendienst). Daher ist es selbstverständlich, dass letztlich eine Überprüfung der Arbeitsleistung auf eine Kontrolle des Arbeitsergebnisses verlagert wird und damit stärker in den Vordergrund rückt als bei anderen Arbeitsgestaltungen.

Wurde mit dem Arbeitnehmer (schriftlich!) eine Gleitzeitvereinbarung geschlossen, gilt diese auch für die Erbringung von Homeoffice, sofern in der Betriebsvereinbarung bzw der einzelvertraglichen Vereinbarung keine Differenzierung vorgesehen ist.

Abgrenzungsfragen

Die Abgrenzung zwischen Arbeitszeit und (nicht zur Arbeitszeit zählenden) privaten Verrichtungen des Arbeitnehmers rückt beim Homeoffice stärker in den Vordergrund. Kurze, alltägliche Aktivitäten des Arbeitnehmers unterbrechen die Arbeitszeit nicht und stellen daher auch keine Arbeitspausen dar. Zu Problemen kann es insbesondere dann kommen, wenn private und dienstliche Verrichtungen im fraglichen Zeitraum nicht miteinander kombiniert werden, wie es zB der Fall wäre, wenn der Arbeitnehmer eine Arbeitsleistung (etwa vor dem PC) erbringt und dabei Kaffee trinkt bzw raucht. Sind die Tätigkeiten ausschließlich der Privatsphäre des Arbeitnehmers zuzurechnen, so ist die Frage, ob diese (noch) der Arbeitszeit zuzurechnen sind, grundsätzlich nach denselben Kriterien zu beantworten wie bei der Erbringung von Arbeitsleistungen außerhalb des Homeoffice.

Praxistipp: Durch Vereinbarung kann, sofern nicht gegen zwingendes Recht verstoßen wird bzw der Arbeitnehmer nicht schikaniert wird, präzisiert werden, welche Verrichtungen im Homeoffice noch zur Arbeitszeit zählen bzw ab wann das nicht mehr der Fall ist (zB Unterbrechungen der Arbeitsleistung von mehr als 4 Minuten).

Arbeitszeitaufzeichnungen

Für Arbeitnehmer, die überwiegend (also zu mehr als 50 % ihrer Arbeitszeit) in ihrer Wohnung tätig sind, müssen gemäß § 26 Abs 3 AZG nur Saldenaufzeichnungen über die Arbeitszeit geführt werden. Das bedeutet, dass lediglich die Dauer der täglichen Arbeitszeit zu dokumentieren ist, nicht hingegen deren Beginn und Ende (bzw Unterbrechungen), diese sind von der Aufzeichnungspflicht ausgenommen.

Die Möglichkeit der Führung bloßer Saldenaufzeichnungen ist im Hinblick auf die Rechtsprechung des EuGH (wohl) auf Arbeitnehmer zu beschränken, denen weitgehende Selbstbestimmung in Bezug auf die Lage der Arbeitszeit eingeräumt ist und bei denen systematisch sichergestellt ist, dass die Saldenaufzeichnung der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit entspricht (zB stichprobenartige Kontrollen, regelmäßige Plausibilitätsprüfung).

Wenn die Voraussetzungen für die Führung von Saldenaufzeichnungen nicht erfüllt werden, können Aufzeichnungen über Beginn und Ende der Arbeitszeit bzw die Lage der Arbeitspausen dann unterbleiben, wenn eine fixe Arbeitszeiteinteilung vorliegt.

Vorsicht!

Bei Vorliegen einer fixen Arbeitszeiteinteilung ist gemäß § 26 Abs 5a AZG (zumindest) am Ende jeder Entgeltzahlungsperiode, also in der Regel monatlich, sowie darüber hinaus auf Verlangen des Arbeitsinspektorats zu bestätigen, dass die vereinbarte Arbeitszeiteinteilung eingehalten wurde (ist dies nicht der Fall, sind Abweichungen zu dokumentieren).

Homeoffice und Arbeitnehmerschutz

Da die Wohnung des Arbeitnehmers nach herrschender Auffassung nicht als Arbeitsstätte im Sinne des § 2Abs 3 ASchG gilt, sind die Bestimmungen des ASchG daher grundsätzlich nicht für die Erbringung von Arbeitsleistungen im Homeoffice anwendbar. Ausnahme: Arbeitgeber tragen (nur) dann die Verantwortung für die im Homeoffice verwendete Hardware (Bildschirmgeräte, Eingabe- oder Datenerfassungsvorrichtungen sowie Zusatzgeräte, Arbeitstische oder -flächen und Sitzplätze), wenn sie diese zur Verfügung stellen. Diesfalls besteht auch ein dahin gehendes Kontrollrecht des Arbeitsinspektorats.

Aus der Fürsorgepflicht des Arbeitgebers kann ein Anspruch auf Augenuntersuchungen und Sehhilfen bei der Erbringung von Bildschirmarbeit (unabhängig davon, durch wen die Beistellung der Geräte erfolgt) abgeleitet werden. Diese Frage stellt sich ohnehin nur dann, wenn Bildschirmarbeit nicht auch außerhalb des Homeoffice geleistet wird, da andernfalls jedenfalls das ASchG bzw die Bildschirmarbeitsverordnung anwendbar ist.

Homeoffice bei ausländischem Dienstgeber

In einer EAS (Express Antwort Service zum internationalen Steuerrecht)-Stellungnahme hat das Bundesministerium für Finanzen (kurz BMF genannt) festgehalten, ob bzw unter welchen Voraussetzungen das Homeoffice eines (österreichischen) Dienstnehmers eine Betriebsstätte für den (ausländischen) Dienstgeber begründen kann.

Bei der Beurteilung, ob ein Homeoffice eine Betriebsstätte begründet, ist zwischen internationalem (Doppelbesteuerungsabkommen, kurz DBA) und österreichischem Recht zu unterscheiden.

1. Wann begründet ein Homeoffice im DBA-Recht eine Betriebsstätte?

Die Begründung eines Homeoffice als Betriebsstätte erfordert nach dem DBA-Recht, dass folgende Voraussetzungen erfüllt sind:

a) Dauerhaftigkeit

Der Dienstnehmer muss das Homeoffice dauerhaft und nicht nur gelegentlich nutzen.
Eine Betriebsstätte liegt daher nicht vor, wenn der Dienstnehmer "bloß sporadisch oder gelegentlich" das Homeoffice nutzt (wie das zB auch bei einem Außendienstmitarbeiter, der abends die Reisekostenabrechnungen im Homeoffice erstellt, der Fall ist).
Die erforderliche "Dauerhaftigkeit" ist nach Ansicht des BMF auch dann gegeben, wenn das Homeoffice wiederkehrend genutzt wird.

b) Verfügungsmacht über das Homeoffice

Nach Ansicht des BMF liegt eine schädliche "faktische Verfügungsmacht" des Dienstgebers über das Dienstnehmer-Homeoffice bereits dann vor, wenn der Dienstnehmer - in Abstimmung mit dem Dienstgeber - seine Tätigkeit in nennenswertem Ausmaß in seinem Homeoffice erledigt.

Vorsicht!

Es bedarf – so scheint zumindest die Ansicht des BMF - keiner konkreten Vereinbarung betreffend Homeoffice-Tätigkeit zwischen Dienstgeber und Dienstnehmer, sondern ist bereits ein bloßes "Dulden" der Homeoffice-Tätigkeit seitens des Dienstgebers schädlich.

Durch die gewählte Formulierung "in nennenswertem Ausmaß" bleibt dennoch explizit offen, ab welchem konkreten Tätigkeitsausmaß eine Homeoffice-Betriebsstätte vorliegt. Es bleibt zu befürchten, dass auch bei einem Ausmaß von weniger als 25 % der Gesamtarbeitszeit im Homeoffice keine bloß geringfügige betriebliche Nutzung der Wohnung mehr vorliegt. Daher besteht auch in derartigen Fällen ein gewisses Risiko, dass seitens der Finanz eine Homeoffice-Betriebsstätte unterstellt werden könnte (vgl dazu EAS 3323: BMF vertrat Ansicht, dass eine Tätigkeit im Ausmaß von rund 25 % der Gesamtarbeitszeit im Homeoffice betriebsstättenbegründend ist).

c) Ausübung einer unternehmerischen Tätigkeit des Dienstnehmer im Homeoffice

Als weitere Voraussetzungen – neben den zuvor in den Punkten 1) und 2) angeführten Kriterien-ist zu prüfen, ob der Dienstnehmer im Hinblick auf die Geschäftstätigkeit des Unternehmens nicht bloße Hilfstätigkeiten bzw Tätigkeiten vorbereitender Art im Homeoffice ausübt, sodass deshalb von keiner DBA-Betriebsstätte ausgegangen werden kann.

2. Wann wird das Homeoffice nach österreichischem Recht eine Betriebsstätte?

Der Betriebsstätten-Begriff ist innerstaatlich in § 29 Abs 1 BAO geregelt und wird vom BMF weiter gefasst. Eine Betriebsstätte kann schon dann vorliegen, wenn im Homeoffice des Dienstnehmers "im Wesentlichen" ein vom Dienstgeber zur Verfügung gestellter Laptop und ein Mobiltelefon genutzt werden. Das Argument, der Dienstnehmer übe bloß Hilfstätigkeiten bzw Tätigkeiten vorbereitender Art aus und sei daher das Homeoffice keine Betriebsstätte greift nicht.

Vorsicht!

Die weite Interpretation des innerstaatlichen Betriebsstätten-Begriffes hat Auswirkungen auf Kommunalsteuer und Lohnsteuer. Für einen ausländischen Dienstgeber, der einen inländischen Dienstnehmer im Homeoffice beschäftigt, kommt es daher leichter zur Lohnsteuerhaftung und zur Kommunalsteuerpflicht. Für einen inländischen Dienstgeber, der einen ausländischen Dienstnehmer im Homeoffice beschäftigt, kann (zumindest) das Argument vorgebracht werden, dass keine Kommunalsteuer zu entrichten ist, zumal das Homeoffice eine ausländische Dienstgeber-Betriebsstätte darstellt, die diesem Dienstnehmer zuzurechnen ist.

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