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Alles, was Sie über den Pkw Sachbezug wissen müssen (Teil 2)

News vom 8.4.2019

Bereits im 1. Teil haben wir Sie bezüglich halben Sachbezug und "Mini"-Sachbezug informiert. Mit der neuen Ausgabe möchten wir zum Thema Fahrtenbuch näher informieren.

  1. halber Sachbezug: "[…] nachweislich nicht mehr als 500 km […] "
    Die Voraussetzungen für den halben Sachbezug können durch ein Fahrtenbuch, aber auch durch andere Nachweise belegt werden.

  2. "Mini"-Sachbezug: "[…] Fahrten lückenlos in einem Fahrtenbuch […]"
    Die Voraussetzungen für den "Mini"-Sachbezug können ausschließlich und nur durch ein lückenloses Fahrtenbuch nachgewiesen werden.

Fahrtenbuch

Ein Fahrtenbuch ist dann als Nachweis für den halben Sachbezug bzw den "Mini"-Sachbezug geeignet, wenn es

  • übersichtlich und korrekt geführt, die von der Rechtsprechung geforderten Inhalte aufweist, und
  • zeitnah geführt wird.

Checkliste zum Inhalt eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuches

  • Angabe des benutzten Kraftfahrzeuges
  • Datum der Reise (= Reisetag)
  • Abfahrts- und Ankunftszeitpunkt (Uhrzeit) = Reisedauer
  • Anzahl der gefahrenen Kilometer (unter Anführung des jeweiligen Anfangs- und Endkilometerstandes)
  • Ausgangs- und Zielpunkt der Reise*; Reiseweg**
  • Zweck der Dienstreise*
  • Unterschrift des Reisenden

Es ist möglich, einzelne Angaben (zB Kundenadressen) mit Abkürzungen zu versehen. Eine entsprechende "Abkürzungsliste", die die Eintragungen "übersetzt", muss vorhanden sein.

(**) Der Reiseweg ist - sofern nicht der laut Routenplaner kürzeste Weg eingetragen wird - so detailliert zu beschreiben, dass der GPLA-Prüfer die Fahrtstrecke anhand der Straßenkarte nachvollziehen kann.

Fährt bspw der Arbeitnehmer von Wien nach Graz, wäre die Angabe "Wien-Graz-Wien" nicht ausreichend. Anzugeben ist, ob die Autobahn oder die Schnellstraße (S6 über den Semmering) benutzt wurde.

Zeitliche Ordnungsmäßigkeit

Zeitnah ist das Fahrtenbuch dann geführt, wenn spätestens 1 Woche nach der Fahrt der Eintrag im Fahrtenbuch erfolgt.

Häufige Fragen im Zusammenhang mit dem Fahrtenbuch

Führt jede Fehleintragung zur Mangelhaftigkeit?

Nicht jede Fehleintragung bzw jeder Mangel berechtigt die Finanzbehörde, das Fahrtenbuch als nicht ordnungsgemäß zu verwerfen.

Im BFH-Urteil vom 10.04.2008 (VI R 38/06) sind für die Praxis sehr interessante Leitsätze formuliert:

  • Grundsätzlich gilt, dass inhaltliche Unregelmäßigkeiten in Fahrtenbüchern die materielle Richtigkeit der Kilometerangaben infrage stellen können. ABER: Ebenso wie eine Buchführung trotz einiger formeller Mängel aufgrund der Gesamtbewertung noch als formell ordnungsgemäß erscheinen kann, führen auch kleinere Mängel beim Fahrtenbuch nicht zur Verwerfung, sofern die Angaben insgesamt plausibel sind.
  • Maßgeblich ist, ob trotz der Mängel noch eine hinreichende Gewähr für die Vollständigkeit und Richtigkeit der Angaben gegeben und der Nachweis des zu versteuernden Privatanteils an der Gesamtfahrleistung des Dienstwagens möglich ist.

Hinweise

Bitte beachten Sie, dass ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nur bei geringfügigen Abweichungen (im Regelfall von weniger als 10 %) vorliegt und zwar

  • zwischen den Kilometerständen der Werkstättenrechnung und dem Fahrtenbuch bzw
  • zwischen der tatsächlichen und der laut Routenplaner kürzesten Wegstrecke.
  • Es ist unverhältnismäßig, die Einträge in ein Fahrtenbuch für einen Zeitraum von mehr als 3 Monaten deshalb nicht anzuerkennen, weil die Eintragung einer Fahrt während dieses Zeitraumes übersehen worden ist. Im konkreten Fall wurde eine einzelne Fahrt, für die eine Tankrechnung vorlag, nicht aufgezeichnet.
  • Das Gleiche gilt, wenn zwischen den auf Werkstättenrechnungen wiedergegebenen Kilometerständen und den Kilometerständen im Fahrtenbuch keine genaue Übereinstimmung besteht, da die Angaben auf den Werkstattrechnungen erfahrungsgemäß häufig ungenau sind.

Kein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch = kein halber Sachbezug?

Liegt kein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch vor, ist die Möglichkeit, den "Mini"-Sachbezug anzuwenden, ausgeschlossen.

Beim halben Sachbezug kann hingegen versucht werden, durch alternative Nachweise den Prüfer davon zu überzeugen, dass die „magische“ Privatfahr-Grenze von 6.000 km pro Jahr nicht überschritten wurde. Gemäß der Rechtsprechung und nach Ansicht der Finanzverwaltung sind neben dem Fahrtenbuch auch andere Belege und Unterlagen, die die erforderlichen Eintragungsmerkmale (siehe Checkliste) enthalten, zur Nachweisführung geeignet - wie zB Reisekostenabrechnungen oder ein Kursprogramm mit Kursbesuchsbestätigung bei Aus- und Fortbildungsveranstaltungen.

Der Vollständigkeit halber ist an dieser Stelle auch anzumerken, dass mit der Anzahl der dienstlich zurückgelegten Kilometer auch die Anforderung an die Qualität der Aufzeichnungen steigt.

Sehr häufig werden GPLA Prüfern Fahrtenbücher vorgelegt, die unschwer erkennen lassen, dass "alles getan wurde", um die Privatfahrten auf weniger als 6.000 km im Jahr zu "drücken". In diesem Fall sind hohe Anforderungen an ordnungsgemäße Nachweise zu legen. Wenn aber trotz unstrittig mangelhafter Fahrtenbücher mit größter Wahrscheinlichkeit keine Privatfahrten von jährlich mehr als 6.000 km vorliegen, dann ist der halbe Sachbezug dennoch anzuerkennen. Der UFS Wien entschied am 14.01.2010 (RV/3923-W/08) bspw trotz mangelhaften Fahrtenbuchs auf Anerkennung des halben Sachbezuges.

Ordnungsgemäßes Fahrtenbuch mittels Diktiergerät?

Ob es sich auch dann um ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch handelt, wenn der Arbeitnehmer alle erforderlichen Angaben bezüglich der betrieblichen Fahrten mit einem Diktiergerät aufgenommen hat, die dann zeitnah ins Fahrtenbuch übertragen wurden (die Diktierbänder wurden anschließend gelöscht), hatte der UFS Wien 24.07.2006 (RV/4290-W/02) zu beurteilen.

Sachverhalt:

Der Arbeitnehmer nahm alle erforderlichen Angaben bezüglich der betrieblichen Fahrten mit einem Diktiergerät auf. Dh er sprach zB die folgenden Daten in sein Diktiergerät: Abfahrt Firma, Kilometerstand, Ankunft Baustelle mit Adresse, Kilometerstand, Abfahrt Baustelle, Ankunft Baustelle mit Adresse und Kilometerstand, Rückfahrt zur Firma und Kilometerstand. Diese auf Band gesprochenen Informationen wurden im Büro von einer Sekretärin handschriftlich in die jeweiligen Fahrtenbücher - meist täglich oder am nächstfolgenden Tag - eingetragen.

Da die besprochenen Tonbänder nach der handschriftlichen Übertragung nicht aufbewahrt, sondern erneut bespielt wurden, anerkannte der GPLA Prüfer diese Fahrtenbuchführung nicht als ordnungsgemäß an.

Im 1. Halbjahr voller - im 2. Halbjahr halber Sachbezug?

Der Arbeitnehmer verlangte vom Arbeitgeber, dass dieser nur für das 1. Halbjahr den vollen Sachbezug berücksichtigt. Durch eine exakte Fahrtenbuchführung wies er nach, dass er ab Juli stets die Privatfahr-Monatsgrenze von 500 km nicht überschritt. Es stellte sich daher folgende Frage:

Kann der Arbeitgeber für das 2. Halbjahr den halben Sachbezug berücksichtigen?

Nein, denn der Pkw-Sachbezugswert geht von einer Jahresbetrachtung aus. Es ist deshalb unzulässig, den halben Sachbezugswert nur für einzelne Lohnzahlungszeiträume des Kalenderjahrs, zB das zweite Halbjahr, in Anspruch zu nehmen.

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