Anforderungen an ein Fahrtenbuch

News vom 21.8.2018

Für einen tauglichen Nachweis muss das Fahrtenbuch fortlaufend, zeitnah, übersichtlich und in chronologischer Reihenfolge lückenlos sowie in gebundener oder sonst in sich geschlossener Form geführt sein.

Darin festzuhalten sind

• das Datum der Fahrt,
• der Kilometerstand am Beginn und am Ende jeder Fahrt und die Fahrtstrecke in Kilometern,
• die Abfahrts- und Ankunftszeiten sowie die Fahrtdauer,
• der Ausgangsort und der Zielort jeder Fahrt,
• der Reiseweg, und zwar so, dass er mit einer Straßenk­arte nachvollzogen werden kann, und
• der Zweck jeder einzelnen Fahrt.

Werden im Zuge einer einheitlichen beruflichen Fahrt mehrere Kunden besucht, ist der Name jedes einzelnen Kunden oder Geschäftsp­artners samt Adresse in zeitlicher Reihenfolge, in der sie aufgesucht wurden, im Fahrtenbuch anzuführen. Allein der Hinweis wie etwa „Kundenbesuche“ ist jedenfalls zu vage. Bei Abschluss der Fahrt ist der erreichte Gesamtkilometerstand des Fahrzeugs aufzuzeichnen. Teilabschnitte einer einheitlichen beruflichen Fahrt können miteinander zu einer zusammenfassenden Eintragung verbunden werden. In diesen Fällen genügt die Aufzeichnung des am Ende der gesamten Reise erreichten Gesamtkilometerstands, außer der berufliche Einsatz wird durch eine private Verwendung des Fahrzeugs unterbrochen. Dann ist der bei Abschluss der beruflichen Fahrt jeweils erreichte Kilometerstand zu dokumentieren.

Die Aufzeichnungen im Fahrtenbuch müssen hinreichende Gewähr für ihre Vollständigkeit und Richtigkeit bieten und mit vertretbarem Aufwand auf ihre materielle Richtigkeit hin überprüfbar sein. Inhaltliche Unregelmäßigkeiten können die materielle Richtigkeit der Kilometerangaben in Frage stellen.

Außer einem Fahrtenbuch kommen auch andere Beweismittel in Betracht, wenn durch diese anderen Aufzeichnungen (zB Reise­kostenabrechnungen) eine verlässliche Beurteilung, die den vorgenannten Kriterien entspricht, möglich ist. Die Anforderungen an die Qualität der Aufzeichnungen steigen mit der Anzahl der dienstlich zurückgelegten Kilometer.

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